Un recruteur peut conserver votre dossier pendant deux ans après votre dernier contact avec lui. Ce que dit la CNIL, et comment faire supprimer vos données.
Une entreprise qui ne retient pas votre candidature peut conserver votre dossier, à condition de vous en informer et d'obtenir votre accord. La CNIL retient une durée de deux ans après votre dernier contact avec le recruteur, ou davantage si vous avez donné un accord formel. Passé ce délai, ou à votre demande, les données doivent être supprimées.
Deux ans après le dernier contact, en règle générale. La CNIL l'écrit ainsi : le dossier « pourra être conservé 2 ans après votre dernier contact avec le recruteur, ou plus longtemps si vous avez donné votre accord formel » (cnil.fr, rubrique « Recrutement : un employeur peut-il conserver mon dossier ? »).
Le point de départ compte : ce n'est pas la date de votre candidature, mais celle du dernier échange. Un message du recruteur six mois plus tard fait repartir le compteur.
Oui. La conservation au-delà du recrutement en cours suppose que vous en soyez informé et que vous soyez d'accord. Concrètement, cette information figure le plus souvent dans la politique de confidentialité du site de recrutement, ou dans le message qui accuse réception de la candidature.
Si vous n'avez jamais été informé, c'est un manquement, et c'est un argument utile quand vous demandez la suppression.
Écrivez à l'entreprise, de préférence par écrit et en gardant une copie. Adressez-vous au délégué à la protection des données quand il en existe un : ses coordonnées figurent dans la politique de confidentialité, et la CNIL tient un annuaire public des délégués déclarés.
Le message peut tenir en trois lignes : vous identifier, indiquer la date approximative de votre candidature, et demander l'effacement de l'ensemble des données vous concernant. Ce droit est prévu par l'article 17 du règlement général sur la protection des données.
L'organisme dispose d'un mois pour répondre, délai qui peut être porté à trois mois pour les demandes complexes, à condition de vous prévenir dans le premier mois (cnil.fr, rubrique consacrée aux droits).
Vous pouvez saisir la CNIL d'une plainte, en joignant la copie de votre demande et la preuve de son envoi. L'absence de réponse dans le délai d'un mois suffit à motiver la plainte.
Quand on envoie beaucoup de candidatures, les dossiers se dispersent dans des dizaines de bases. Deux effets concrets : d'anciennes informations continuent de circuler, et une candidature ancienne peut être ressortie avec un CV qui ne vous ressemble plus.
Faire le tri de temps à autre, en demandant la suppression là où vous ne souhaitez plus figurer, est un geste simple. Si vous voulez d'abord savoir ce qu'une entreprise détient, c'est le droit d'accès à vos données après une candidature qu'il faut exercer.
Deux ans, est-ce une obligation ou un maximum ?
C'est la durée que la CNIL retient comme raisonnable pour une candidature non retenue. Ce n'est pas une obligation de conserver : l'entreprise peut supprimer plus tôt, et doit le faire si vous le demandez.
Puis-je m'opposer à être conservé dans une CV-thèque ?
Oui. Vous pouvez refuser la conservation au-delà du recrutement auquel vous avez postulé, et demander le retrait à tout moment.
La demande de suppression est-elle payante ?
Non. L'exercice des droits est gratuit.
Faut-il justifier ma demande ?
Non, pas pour une candidature non retenue. Vous devez en revanche pouvoir être identifié, pour que l'entreprise retrouve le bon dossier.
Cela s'applique-t-il aux cabinets de recrutement et aux plateformes ?
Oui. La règle vaut pour tout organisme qui traite vos données, employeur direct, cabinet intermédiaire ou site d'annonces. Chacun doit être sollicité séparément.
Et si j'ai passé un entretien ?
Les notes prises pendant l'entretien font partie de votre dossier de candidature et suivent le même sort. Elles sont aussi communicables au titre du droit d'accès, comme expliqué dans notre article sur ce qui se passe après cent candidatures.